Una de las funciones más relevantes para los estudiantes que conforman el Consejo Estudiantil de la Universidad (CEUDLAP) es organizar eventos —culturales, académicos, científicos, sociales o deportivos— que impulsen la integración y el desarrollo de toda la comunidad universitaria. No obstante, antes de llevarlos a cabo es necesario que sigan una serie de lineamientos y procedimientos burocráticos dentro de la institución.
De acuerdo con Jorge Favela, presidente de la Mesa Directiva de Mercadotecnia, el proceso no es nada complicado, sin embargo sí es necesario cumplir paso a paso ciertos requisitos para que el evento sea autorizado en tiempo y forma.
“Primero que nada debemos asegurarnos que el lugar donde se piense hacer el evento esté registrado por la Universidad, ya que Protección Civil debe revisar que el sitio cuente con todas las medidas de seguridad necesarias”, declaró el estudiante.
Así mismo, reveló que el siguiente paso es pedir la autorización del Poder Judicial de la Universidad, ya que todos los eventos deben ser evaluados previamente para ver si son aptos para la comunidad estudiantil.
De ese mismo modo, de acuerdo con el Manual de Eventos del CEUDLAP, en caso de que se desee costear la entrada al evento es necesario crear boletos que cuenten con los siguientes elementos: folio, fecha, horario, lugar, cuota, representación del CEUDLAP que lo organiza, logotipo, sello y la frase “Di no a las drogas”, de lo contrario el evento no podrá realizarse.
Posteriormente, el representante de la Mesa Directiva de Mercadotecnia afirmó que el día del evento se fija una hora para dejar de vender boletos y, si se sorprende a alguien vendiendo después de la hora establecida, se amonestará a los organizadores.
De esa misma forma, el Manual de Eventos del CEUDLAP afirma que está prohibido que se anuncie cualquier tipo de bebida alcohólica en los eventos y que los miembros del CEUDLAP no pueden brindarle ninguna bebida o producto nocivo para la salud a los estudiantes participantes, de lo contrario se sancionará a los estudiantes correspondientes.
Finalmente, el miembro del Consejo Estudiantil aseveró que el último paso para realizar un evento es realizar una auditoría una semana después donde se expongan las ganancias del evento y se justifiquen los gastos que se realizaron durante su organización y realización.
Por: Mariana Mendoza E.
mariana.mendozams@udlap.mx